در چاپ هر گونه اسناد اعم از دفاتر، اوراق نیم برگی و یک برگی و خلاصه معامله ها و نظائر آن باید مسائل ایمنی و حفاظتی از نظر انتخاب نوع کاغذ، چاپ، واترمارک و علائم ایمنی و انتخاب رنگ های ایمنی برای درج شماره ها و سریال توسط اداره کل ثبت اسناد و املاک اعمال شود و ویژگی هایی خاص که به صورت سرّی و محرمانه است در هر بار تجدید چاپ اسناد رعایت، ضبط، نگهداری و قابل مراجعه و استناد باشد تا همانند اوراق بهادار خصوصاًً اسکناس ها قابلیت جعل تماماً از بین برود.
استفاده از اوراق اسناد رسمی از نوع کاغذهای ایمنی با ضریب اطمینان بالا که در برخورد با هر گونه ماده پاک کننده شیمیایی و حتی فیزیکی عکس العمل نشان داده و جاعل را از ادامه کار خلاف بازدارد.
قلم و جوهری که هر دفترخانه در تحریر و اخذ امضا مورد استفاده قرار می‌دهد بهتر است به تعداد کافی که مصرف آن تداوم داشته باشد به بهترین کارخانه‌ها تولیدکننده ـ حتی از یک مارک واحد ولی با ترکیبات و نوع رنگ متفاوت از نظر مواد تشکیل دهنده ـ توسط اداره کل ثبت اسناد به صورت سفارشی تهیه و دفاتر مکلف شوند همواره از قلم واحد و ویژه که نوع آن به نام آن ها ثبت می شود استفاده نموده و به هیچ وجه اشخاص از قلم شخصی خود برای امضای اسنادی که در دفترخانه به ثبت می‌رسد استفاده ننمایند و نیز توجه داشته باشیم که قلم هایی در بازار داخل و خصوصاًً در دیگر کشورها وجود دارد که رنگ و اثر خطوط، پس از گذشت مدتی از امضا کاملاً محو و از بین می رود. این مهم را حتی اشخاص عادی در معاملات روزمره خود بهتر است از فروشنده و یا صادر کننده چک و سایر مدارک بخواهند از قلم دیگری که مورد تردید نیست استفاده شود تا هر گونه ریسک و خطر احتمالی از بین برود.
سردفتران قبل از مهر و امضای اسناد صادره از صحت و درستی و نبود هر گونه اشتباه و غلط در تحریر و ثبت اسناد اطمینان حاصل نموده و تأکید می شود آگاه باشند که پاسخگو و مسئول صحت و درستی اسناد هستند، لذا دفتریار و سردفتر نیز دقت کنند که در محل های تعیین شده امضای واحد خود را منعکس نموده و پس از دقت لازم و کافی در رعایت اصول و مقررات مربوط به تنظیم سند، مُهر برجسته و مخصوص دفترخانه را ممهور کنند.
مندرجات هر سندی به طور کامل و دقیق با ذکر تاریخ و حتی الامکان با تصاویر متعاملین و ضبط رایانه ای نگهداری و قابل دسترس باشد.
بعضاً مشاهده می‌گردد که فردی با یک وکالتنامه جعلی با حق توکیل به دفترخانه مراجعه و وکالتنامه را به نام اشخاص دیگر تفویض می‌کند. وکالتنامه بعدی اصالت دارد ولی بر مبنای وکالتنامه جعلیِ اولیه تنظیم شده و جاعلین با خیال راحت به انجام معاملات قطعی در دفترخانه دیگری مبادرت و مرتکب کلاهبرداری و استفاده جعل از اسناد می‌شوند. اصلح است دفترخانه پس از مکاتبه یا تماس با دفترخانه اولیه که گاهی حتی ممکن است وجود خارجی هم نداشته باشد از اصالت وکالتنامه ارائه شده اطمینان حاصل کرده تا از تعویض یک سند جعلی وکالت با وکالت در توکیل که معمولاً بعداً مورد سوءاستفاده و کلاهبرداری قرار می‌گیرد پیشگیری نمایند.
بعضاً مشاهده شده است که مشخصات مثلاً اتومبیل سرقتی به جای اتومبیل دیگری، که مشخصات آن مورد پاک شدگی شیمیایی قرار گرفته، اتومبیل سرقتی را در کوتاه ترین زمان که امکان افشای سرقت نیست با افرادی معامله و با اعلام آدرس های واهی و مدارک شناسایی مجعول مرتکب کلاهبرداری، فروش مال مسروقه و انتقال مال غیر گردیده و با تحویل اتومبیل سرقتی و صدور سندی غیرواقعی (غیرقانونی و جعلی) متواری می‌گردند. خوشبختانه اکنون با استعلام هایی که صورت می‌گیرد این گونه جرائم به حداقل رسیده ولی چه بسا در صورت لزوم استعلامات، مشاهده گردیده که پاسخ استعلامات مراجع ذی ربط خود نیز از اساس مجعول و مجرمین به هدف خود نائل آمده اند.
در بررسی سند مورد ادعائی که مالک در ایران نبوده و یا فوت کرده‌است، تصادفاً دیده شده که؛ محتوا و متن اسناد کم اهمیت که لزوم مطرح شدن آن بعید است به تاریخ های قبل در دفاتر مورد پاک شدگی شیمیایی قرار گرفته و اسنادی با ارزش بسیار زیاد و به تاریخ ماقبل درج و به اعتبار ظاهری آن اسناد، معاملاتی انجام شده و حتی مهر و امضا سردفتر قبلی نیز برای سند پاک شده اصالت داشته و بر مبنای این اسناد پاک شده مجعول، رونوشت اصیل اخذ و منجر به انجام معامله با دیگران گردیده اند که اغلب ممکن است سردفتر هم از این تغییرات و پاک شدگی به علت سهل انگاری و اطمینان به کارمندان از موضوع بی خبر مانده باشد و بعدها وقتی مطلع شود که ادعاهایی مطرح و ارجاع به کارشناس شده، دیگر کار از کار گذشته و سوءاستفاده ها صورت گرفته است. شخصاً با مواردی برخورد داشته ام که برای انجام کارشناسی یک سند به دفترخانه ای مراجعه و ضمن بررسی اوراق دیگر یک دفتر به پاک شدگی مشابه و متعدد دیگری در دفاتر برخورد نموده ام که مورد شکایت هم نبوده اند و با بهره گرفتن از نور (Ultra Violet ) در این اسناد پاک شدگی شیمیایی به خوبی مشخص می‌گردند. هرچند اغلب این دفترخانه ها تعطیل و مسؤولین تحت تعقیب قرار گرفته اند ولی جبران این سوء استفاده ها به علت متواری شدن متهم یا خارج از کشور بودن مجرم به جایی نمی رسد. لذا عمل سردفتری که شاید به دلیل سهل انگاری و اطمینان، دخالت مجرمانه ای در این امور ندارند، درسی باشد که سردفتران دیگر را آگاهی داده، مقید شوند که اولین نفری که دفترخانه را باز و شروع به کار می‌کند و آخرین نفری که در تعطیل شدن دفترخانه نقش دارد فقط خود سردفتر باشد تا بدون حضور سردفتر، احیاناً احدی از کارکنان سودجو فرصتِ حتی جمع آوری اطلاعات از اسناد بایگانی بدون اجازه سردفتر، پیدا نکرده و از هر گونه فعل و انفعالات و دسترسی به اسناد سابق الصدور دفترخانه ـ که مسئول اصلی آن سردفتر است ـ در امان بماند. [۴۶]
