این فرایند اصلاح، فرصتی را برای مدیران فراهم می آورد تا تصمیمات جدیدی را تجربه کنند . این شیوه همچنین سازمان را متوجه این نکته می‌کند که نمی تواند بر مبنای تداوم وضع موجود به کار خود ادامه دهد. از طرف دیگر ، شیوه بودجه ریزی بر مبنای صفر، مدیران و کارمندانی را که ممکن است برنامه های خود را بخشی از یک بسته « کاهشی » ببینند نگران می‌کند. حتی اگر بودجه فعالیت آن ها هرگز کاهش نیابد ، کارمندان همواره احساس می‌کنند که کسی ارزش کار آن ها را نمی داند. وقتی این تضعیف روحیه با توجه به زمان زیادی که باید صرف آماده سازی دقیق بسته های تصمیمات شود تداوم یابد مشکل را تشدید می‌کند. بسیاری از صاحب نظران ، بودجه ریزی بر مبنای صفر را در بخش عمومی ، به ویژه در مواردی که فعالیت های بسیاری به لحاظ قانونی الزامی هستند، دارای کاربردی محدود می دانند.
به طور کلی می توان گفت در این نوع بودجه بندی، بجای این که مبنا، هزینه های سال گذشته باشد، هدف توجیح مجدد برنامه ها از مبنای صفر است. لذا برای هر فعالیت یا برنامه باید توجیحی وجود داشته باشد که آیا لازم است یا خیر؟(موسوی، ۱۳۸۷: ۷)
۲-۴-۴) بودجه ریزی عملیاتی
۲-۴-۴-۱) مفهوم و هدف
از بودجه ریزی عملیاتی تعاریف متعددی مطرح شده است، لیکن به طور کلی می‌توان گفت که بودجه ریزی عملیاتی عبارت است از برنامه عملکرد سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه(منتج از اهداف استراتژیک) با نتایج به دست آمده از اجرای آن برنامه را نشان میدهد (مرکر، ۵:۲۰۰۲)[۱]
این بدان معنا است که با هر میزان اعتبار تخصیص یافته به هر برنامه می بایست مجموعه معینی از اهداف تأمین شود. یک بودجه عملیاتی مطلوب، باید به تفکیک برنامه ها یا دستگاه های اجرایی همراه با نتایج پیش‌بینی شده باشد. چنین بودجه ای باید به روشنی ارتباط بین اعتبارات هزینه شده توسط دولت و نتایج حاصله برای مردم را نشان داده و شرح دهد که این ارتباط چگونه به وجود آمده است .
در واقع، در بودجه عملیاتی تشریح دقیق این رابطه، کلید مدیریت صحیح برنامه هاست. با بروز مغایرت بین برنامه و آنچه در عمل تحقق می‌یابد، مدیران باید به بررسی منابع به کار گرفته شده در برنامه و نحوه ارتباط آن ها با نتایج حاصله بپردازند تا میزان اثربخشی و کارایی برنامه مشخص گردد.
یک بودجه عملیاتی، تمامی فعالیت های مستقیم و غیر مستقیم مورد نیاز در برنامه و نیز تخمین دقیقی از هزینه فعالیت ها را در بر می‌گیرد.
برای مثال، اگر شاخص فعالیت تحقیقات جنایی در یک ارگان دولتی، تعداد پرونده های به سرانجام یافته باشد، مراحل انجام کار و فعالیت های تشکیل دهنده آن، حلقه رابطی هستند که منابع را به نتایج مرتبط می‌سازند. با ثبت و اندازه گیری منابع به مصرف رسیده در هر فعالیت و هر مرحله، هزینه کل و هزینه سرانه هر واحد از اطلاعات حاصله را می توان محاسبه کرد و آن را به نتایج نهایی مرتبط ساخت. منبع مالی فعالیت ها خروجی نتیجه نهایی در چارچوب چنین بودجه ای هر مدیر دولتی، در هر سطحی، باید اطلاعات دقیق و به هنگامی در خصوص هزینه و عملکردهای سازمان ذیربط خود داشته باشد تا بتواند منابع تحت کنترل خود را به کارآمدترین شیوه اداره کند. این امر، به یک میزان شامل پشتیبان های اداری برنامه ها نیز می شود. در موارد معینی مدیران به این اطلاعات نیاز دارند تا بتوانند هزینه هر واحد«خروجی» یا «نتایج» را محاسبه کنند.
بودجه عملیاتی، فرآیندی از بالا به پایین و از پایین به بالا به طور هم زمان است. مدیران برنامه ها و سیاست گذاران، اهداف و مقاصد و میزان منابع تخصیص یافته به برنامه ها و نیز شاخص های سنجش نتیجه را مشخص می‌کنند و در قالب یک برنامه عملکرد سالانه قرار می‌دهند. فعالیت های برنامه در سطوح پایین تر می بایست به برنامه عملکرد کلی سازمان مرتبط شود، و از این رو، سازمان ها باید اهداف، مقاصد، و معیارهای سنجش عملکرد را با همکاری سازمان های تابعه خود تدوین کنند.
باید گفت، بودجه عملیاتی، به شکل کلی در پی این است که روشن کند بودجه و منابع مالی به مصرف رسیده چگونه نتایج مطلوب را به بار خواهد آورد، و از این طریق می‌تواند با نشان دادن اثرات بالقوه افزایش یا کاهش بودجه به تصمیم گیری درباره تخصیص منابع کمک مؤثری کند. البته تهیه یک بودجه عملیاتی لزوماًً نیازمند نشان دادن یک رابطه علت و معلول مستقیم و دقیق نیست و همواره نیز با بهره گرفتن از ابزارهای علمی دقیق نمی توان وجود چنین رابطه ای را اثبات کرد تا بر اساس آن بشود نتایج را دقیقاً پیش‌بینی نمود.
۲-۴-۴-۲) مزیت ها و معایب بودجه ریزی عملیاتی
بودجه عملیاتی یک فرایند مستمر است که تمامی مدیران در همه سطوح در آن دست اندر کارند. این نوع مشارکت مستلزم وجود حلقه های بازخور در درون سازمان هاست تا مدیران ارشد همواره از اطلاعات بیشتر و بهتری برای اخذ تصمیمات صحیح تر و اداره بهتر سازمان متبوع خود برخوردار باشند . بودجه نویسی یا بودجه ریزی عملیاتی نهایتاً به تخصیص موثرتر منابع در درون سازمان ها منجر می شود و مدیران را قادر می‌سازد به نحو موثرتری از منابع تخصیص یافته به سازمان متبوع خود برای رسیدن به اهداف و نتایجی که برنامه ریزان و سیاست گذاران مدنظر داشته اند، بهره برداری کنند.
بودجه ریزی عملیاتی به مدیران انعطافپذیری قابل توجهی در نظارت بر منابعشان میبخشد در حالیکه آن ها را در مقابل نتایج برنامههایشان پاسخگو نگه میدارد. به علاوه اطلاعات عینی در مورد دستیابی به اهداف قانونی و کارایی و اثربخشی برنامه ها تصمیم گیری شاخه اجرایی و کنگره را بهبود می بخشد.(لو، ۱۹۹۸: ۱۶۰)[۲]
به همان میزان بودجه ریزی عملیاتی یک ابزار تشخیص ارزشمند برای دستیابی به درکی عمیق و زیربنایی از رابطه میان منابع به کار گرفته شده و عملکردها است. با بهره گرفتن از این ابزار مدیران برنامه ها فرصت پیدا می‌کنند تا رابطه بغرنج و پیچیده میان منابع و نتایج مطلوب را مورد بررسی قرار دهند که قطعاً می‌تواند کیفیت مدیریت برنامه ها را به طرز چشمگیری بهبود ببخشد.
بودجه عملیاتی چنانچه به خوبی تهیه شده باشد با شفافیت بیشتری عملکرد اجرایی برنامه ها را نشان میدهد و نسبت به بودجه های سنتی از این حیث گویاتر است. بودجه عملیاتی با بهره گرفتن از شاخص های فعالیت (که بخوبی تعریف شده و هزینه یابی آن ها با دقت انجام شده است) مبنای ستانده های مورد انتظار و اهداف عملیاتی برنامه ها را مشخص کرده و بدین ترتیب ابزار بسیار مؤثری است که نشان میدهد میزان مخارج در هر زمینه ای چه تاثیری بر کیفیت و کمیت نتایج حاصله دارد.
در عین حال، بودجه عملیاتی مبنای مناسبی برای یک سیستم جامع سنجش و ارزیابی عملکرد در چارچوب برنامه استراتژیک سازمان نیز هست و می‌تواند نشان دهد که اعتبارات هزینه شده چه تأثیری بر عملکرد برنامه داشته اند و این عملکرد چه تأثیری بر نتایج مطلوب نهایی خواهد داشت. یک بودجه عملکردی که با مهارت تهیه شده باشد، برای مدیران ارشد سازمان در حکم نقطه شروع مطمئنی برای نظارت بر عملکرد سازمان تحت امرشان است.
