- کار را در جایی انجام دهید که منطقی است، بویژه تصمیمگیری، پردازش اطلاعات و بررسی کنترل را به عنوان بخشی از فرایند در نظر بگیرید(سوری، ۱۳۸۶، ص ۲۸).
همر و نوآبیوز اصول راهنمای زیر را برای مهندسیمجدد بیانکردهاند :
-
- از بالا[۴۵] رهبری کنید
-
- برای تغییر الگوی سرعت تعیین کنید (مراحل تغییر را مشخص کنید[۴۶])
-
- ارتباطات ضروری را برقرار سازید
-
- تعهد خود را توسط اعمالتان نشان دهید
-
- اهداف جسورانه (متهور[۴۷]) برگزینید
-
- اهداف روشن و مدتدار[۴۸] (با بازه زمانی کوتاه برای نتیجه) باید انتخاب شده و به همه ابلاغ شوند
- تخصص وظیفهای، سلسله مراتب وظیفهای، ساختار بخشی و سلسله مراتب عمودی (لایهای) را حذف کنید. زیرا سازمانهای عمودی، مرزها و محدودیتها و فاصله(شکاف[۴۹]) و فرآیندهای پیچیده ایجاد میکنند که آهسته و مستعد خطا و غیر قابل انعطاف هستند.(Hammer ، ۱۹۹۰) (Nwabueze، ۲۰۰۰).
گیمارز و همکاران معتقدند که فرایند تغییر خودباید:
-
- به عنصر ارزشافزوده برای هر فعالیت اهمیت بدهد
-
- زمان را به عنوان یک اسلحهی رقابتی بداند
-
- بر نتایج و اهداف نهایی تمرکز نماید
-
- از کیفیت در منبع اطمینان حاصل نماید
-
- برای یک راه حل جامع و همهجانبه[۵۰] طرحریزی کند
-
- شیوه های قدیمی را به چالش کشیده و شیوه های جدید را پیشنهاد نماید
-
- از فنآوریهای مناسب استفاده نماید
- افراد را توانمند ساخته و برای ایجاد تغییرات موافقت عمومی[۵۱]کسب نماید
۹- اهداف جسورانه و بی پروا برای فرایند برگزیند (andCowanBoshart، Guimaraes،۱۹۹۷).
۲-۶ تفاوت مهندسی مجدد و مهندسی معکوس
نکته مهم دیگری که موجب اشتباه برخی را فراهم کردهاست واژه مهندسی معکوس[۵۲] است که گاهی بجای مهندسی مجدد درنظر می گیرند. در تعریف مهندسی معکوس آورده اند «ساخت مجدد محصول در یک فرم و شکل جدید با مشخصات عملیاتی مناسب تر را مهندسی مجدد گویند که طی فرایند مهندسی معکوس محصولات و سیستم های موجود برای کشف طراحی های آن ها با بهره گرفتن از اصول مهندسی مستقیم[۵۳]و تجدید ساختار این اجرای باارزش از توسعه فناوری انجام می پذیرد.
در مهندسی معکوس، محققان سعی در به دست آوردن مدارک و نقشه های طراحی محصول میکنند تا طی مراحل نمونه سازی و نیمه صنعتی در صورت لزوم، ساخت و تولید محصول طبق مشخصات و استانداردهای فنی محصول الگو، انجام پذیرد. از این جهت، مهندسی معکوس را مشابه سازی، کپی سازی، نسخه برداری و یا تقلیدی آگاهانه قلمداد کردهاند. درحالی که مهندسی مجدد یک برداشت نوین در مدیریت در رابطه با تغییر فرایند فعالیت یک سازمان است(متقی، ۲۰۰۶).
۲-۷ تفاوت مهندسی مجدد و طراحی مجدد
واژه های طراحی مجدد[۵۴]و مهندسی مجدد[۵۵]گاهی اوقات به جای یکدیگر به کار میروند. اگرچه نتایج مورد نظر این دو ظاهراًً یکسان به نظر میرسد اما این دو واژه تفاوت زیادی با یکدیگر دارند.فرایند طراحی مجدد روشی سیستماتیک است که در صدد تسهیل و ساده کردن فرآیندهای فعلی شرکت است در حالی که مهندسی مجدد فرآیندهای جدید ایجاد می کند و باعث تغییرات ریشه ای و نوآورانه در شیوه های کسب و کار میگردد.کارشناسان معتقدند که طراحی مجدد فرایند هنگامی اتفاق افتاده است که تقریبا ۱۰ الی ۲۰ درصد جریان کار تغییر یابد و مهندسی مجدد هنگامی اتفاق افتاده است که ۷۰ الی ۱۰۰ درصد فرایند های کار تغییر یافته باشد(متقی، ۲۰۰۶).
مهندسی مجدد فرایند سادهای نیست و در مراحل اولیه استقرار، موجب نگرانی و بروز مشکلاتی در سازمان میشود (دوراندیش، ۱۳۸۹).در جدول شماره ۲-۱ تفاوت مهندسی مجدد و طراحی مجدد به صورت خلاصه بیان گردیده است (قریشی، ۱۳۸۶).
جدول ۲-۱: بررسی مقایسه ای مهندسی مجدد فرایند با طراحی مجدد فرایند
مهندسی مجدد فرایند
طراحی مجدد فرایند
تغییر ناگهانی و ریشه ای
کار به صورت بنیادی مجدداً ساختار مییابد
قوانین را می شکند
فرایند جدید ایجاد می شود
کاهش هزینه ها در آن زیاد است
عمدتاًً به تکنولوژی وابسته است
معمولاً مزایا آن زیاد است
پیشرفت تدریجی
ممکن است شامل اصلاح کار گردد
قوانین را اصلاح میکند
فرآیندهای فعلی را اصلاح میکند
کاهش هزینه ها در آن کم تا متوسط است
ممکن است به تکنولوژی وابسته باشد
معمولا مزایای آن کم است
۲-۸ ویژگی های کلی مهندسی مجدد
در مورد ویژگی های مهندسی مجدد مطالب زیادی مطرح شده است که از میان آن ها میتوانیم موارد زیر را به عنوان مهمترین ویژگی های مهندسی مجدد برشماریم:
-
- باعث حذف بوروکراسی می شود
-
- سازمانی مسطح واقعی پدید میآید
-
- فعالیتها فرآیندگرا میشوند
-
- ساختارهای وظیفه ای از بین میروند
-
- کارایی فرآیندها افزایش مییابد
-
- فرآیندها ساده تر میشوند
-
- وظایف مشترک به جای وظایف تخصصی به وجود میآیند
-
- مدیران به مربی تبدیل میشوند و فرآیندها را متعلق به خود می دانند
-
- از نگرش سیستمی استفاده می شود
-
- عملکرد عملیاتی به شدت بهبود مییابد
-
- از بهبود های ناقص و تدریجی اجتناب می شود
-
- توجه شدیدی به اجرا و دستیابی به اولویت های سازمان و هدف های آن می شود و این کار به کمک فعالیت ها و رویه های پیشرفته انجام می شود
-
- شگفت آور و غیر منتظره نیست ولی بسیار پیچیده است
- از تکنولوژی اطلاعاتی به شدت بهره میبرد (سوری ۱۳۸۶، ص ۳۹).
۲-۹مزیتهای BPR
مهندسی مجدد یک فرایند موجب بهبود در سیستمهای تحویل فرایند و بنابرین بهبود سطح خدمت به مشتری خواهدشد (Gunasekaran، ۲۰۰۲).گیمارز و بوند و گیمارز و همکارانموارد زیر را به عنوان مزیتهای مهندسی مجدد برشمردهاند:
-
- بهبود روابط با مشتریان و تامینکنندگان
-
- بهرهوری بیشتر: کاهش زمان چرخه، موجودی و هزینه
-
- هزینه های پایین[۵۶]
-
- افزایش رشد اقتصادی و سود آوری بالاتر
-
- سازمانهای بدون کاغذ[۵۷]
-
- کاهش عمده در هزینه فرایند و زمان اجرا
-
- بهبودهای عمده در کیفیت خروجیهای فرایند
-
- استفاده کارآمدتر از ماشینآلات
-
- رضایت مشتری از پاسخ سریعتر به خواستههایش
-
- تیم فروش: تمرکز منابع برای رسیدن به خواستههای گروههای منحصربهفرد مشتری
-
- IT( بهبود برای مقابله سریع با تغییرات خواستههای مشتری)