۲-۱-۳-۳- مراحل مدیریت زمان
توسعه و تقویت کردن مدیریت زمان شامل سه مرحله کلی است که به طور تدریجی و نسبی فرد در آن پیشرفت می‌کند. این مراحل عبارتند از:
۱- حساس شدن ذهن نسبت به یک سرمایه عادی شده‌ای به نام زمان
از کودکی در گوش ما خوانده‌اند که «وقت طلاست» و به گمان خویش ذهن ما را نسبت به زمان و چگونگی مصرف آن حساس و هوشیار ساخته‌اند، غافل از این که طلا را هم می‌شود ذخیره کرد، و هم می‌توان آن را دوباره به دست آورد، درحالی که زمان را نه می‌توان دوباره به دست آورد و نه ذخیره کرد. چنین واقعیتی بشر را به طور تجربی به سوی مفهومی به نام «مدیریت زمان» هدایت کرده‌است.
۲- شناسایی آفات، راهزنان زمان و دلایل اتلاف وقت
اسلامی (۱۳۷۳) آفات وقت را در سه زمینه دسته‌بندی می‌کند:
الف) آفاتی که به خود فرد مربوط است:
به نظر او اصلی‌ترین عامل اتلاف وقت، روحیات و خلقیات فردی است و دو عامل اصلی را مهمتر می‌داند ۱) غفلت از ارزش زمان، ۲) اشتغال به امور غیرضروری. ضمناً پاره‌ای از آفات وقت را که اکثر افراد گرفتار آن هستند بدین شرح می‌داند: نداشتن برنامه و اولویت کاری، بی‌نظمی، عجله، بار بیش از توان، پرحرفی، بی‌تصمیمی و غیره.
ب ) آفاتی که دیگران عامل آن محسوب می‌شوند:
علاوه بر خود فرد، دیگران نیز می‌توانند عامل اتلاف وقت باشند و چون دیگران هم ممکن است به مشکلاتی که فرد دچار است، مبتلا شوند و همین امر باعث می‌شود که اگر فرد اصلاح شود دیگران بتوانند وقت او را تلف کنند برای جلوگیری از اتلاف وقت توسط دیگران باید قاطع و محترمانه برخورد کرد. بخش عمده‌ای از وقت یک مدیر توسط دیگران تلف می‌شود از جمله موارد عمده‌ای که می‌توان نام برد عبارتند از: کار دیگران، جلسات، مراجعان، مکالمات تلفنی …
ج) اتفاقات و اتلاف وقت
از دیگر عواملی که باعث اتلاف وقت فرد می‌شود، اتفاقات است. از آنجا که اتفاقات عمدتاًً پیش‌بینی نشده هستند، می‌توانند برنامه روزانه فرد را به هم بزنند. در اتفاقات دو اصل مهم ذخیره وقت، یکی پیشگیری و دیگری اولویت‌بندی در اقدام است. اگرچه بعضی از اتفاقات اجتناب‌ناپذیر است و راهی برای جلوگیری از آن وجود ندارد. ولی اگر فرد پیشگیری‌های لازم را انجام دهد می‌تواند از بروز بعضی اتفاقات جلوگیری کرده و وقت خود را ذخیره نمایند. (اسلامی، ۱۳۷۳، ۳۴-۶۰)
۳- جستجوی راه‌کارهایی برای جلوگیری از اتلاف وقت و به‌کارگیری تدریجی آن ها
همیشه گفته‌ایم «وقت کافی نداشتم» درحالی که زمان کاملاً در اختیار شما بوده، اما مهارت‌های لازم برای تنظیم زمانتان را نداشته‌اید. آیا هیچ به خودتان اندیشیده‌اید که میزان ساعات روز کافی نیست؟ نگران نباشید، شما در این عقیده تنها نیستید، اکثر مردم در تنظیم وقت خود دچار مشکل هستند ولی به راستی چرا؟
اگر درصدد کنترل زمان خود هستید باید علت وجودی این تمایلات قوی را بشناسید و راه اصلاح رفتار خویش را فراگیرید، چرا که شما قادر به ریشه‌کن کردن این خصوصیات نخواهید بود، ولی می‌توانید آن ها را تحت کنترل درآورید.
(خاکی، ۱۳۸۰)
۲-۱-۳-۴- مهمترین عوامل اتلاف وقت
۱- مغشوش بودن مسئولیت با اختیار:
– ناتوانی در تعیین دقیق مسئولیت‌های خود
– تداخل کارها
– مسئولیت بدون اختیار
۲- مراجعین پیش‌بینی نشده:
– فقدان برنامه برای دسترس نبودن خود
– انتظار افراطی مرئوسین برای ارجاع همه امور به شما
– ناتوانی در خاتمه دادن به ملاقات‌ها
۳- تصور نادرست از برنامه‌ریزی:
– عدم اطلاع از اهمیت موضوع
– بی فایده انگاشتن برنامه‌ریزی با این تصور که تنها معدودی از روزها، مهم و حیاتی هستند.
– برنامه را در ذهن داشتن ولی آن را برای نوشتن مهم ندانستن
۴- کارکنان ناکافی:
– فقدان آموزش کارکنان موجود
– محدودیت بودجه
۵- اطلاعات ناقص:
– فقدان سیستم
– فقدان اختیار
۶- فقدان انضباط شخصی:
– فقدان اهداف یا معیارها
– عدم پیگیری
۷- ناتمام گذاشتن وظایف:
– فقدان اهداف، اولویت‌ها و ضرب‌الاجل‌ها
– پرداختن به امور فوری
– آشفتگی میز کار
۸- بی‌نظمی شخصی:
– بی نظمی از نظر بعضی از افراد نشانه پرکاری، اهمیت داشتن و خطیر بودن مقام شخص است.
– نگرش نسبت به از دست دادن کنترل
۹- ضعف در برقراری ارتباط با دیگران
– استفاده از مجرای غلط
– تفاوت‌های ارزش افراد
– فقدان ارزیابی واکنش‌ها
۱۰- مصاحبت و خوش و بش کردن با دیگران
– نیاز به ایجاد تنوع در رُل انجام کار یا محیط کار
– تمایل به اطلاع ا زاوضاع
– تصور این که این کار برای حرفه شما مهم است. (خاکی، ۱۳۸۰، ص ۱۲۰-۱۲۱)
۲-۱-۳-۵- از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌شوند
۱- کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام می‌گیرند.
۲- کارهای مهم و غیرفوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و غیرموفق را از هم جدا می‌کنند و معمولاً افراد ناموفق آن را به تعویق می‌اندازند.
۳- کارهای فوری و غیرمهم: این کارها در جهت اهداف سازمان نیستند اما انجام می‌شوند.
۴- کارهای کم اهمیت و غیرضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری خود را به این کارها سرگرم می‌کنند.
موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیرمهم است. پس برای موفقیت:
-
- از کارهای غیرمهم صرف‌نظر کنید.
-
- کارها را اولویت‌بندی کنید.
-
- راهزنان وقت را بشناسید.
- راه‌های ایجاد وقت را یاد بگیرید.
۲-۱-۳-۶- راه‌های ایجاد وقت
-
- زنده کردن وقت مرده (مثل زمان‌هایی که در انتظار هستیم)
-
- انجام کارها به طور همزمان
-
- تنظیم کردن وقت خواب
-
- نه گفتن به درخواست‌های غیرمهم
- عقب انداختن کارهای غیر مهم. (جعفری، ۱۳۸۴)
۲-۲- بخش دوم: پیشینه تحقیق
مدیریت آموزشی در آموزش و پرورش نوین تا سال‌های اخیر چندان مورد توجه و التفات مسئولین و اندیشمندان قرار نگرفته و شاید به همین دلیل است که تحقیقات بنیادی، عمیق و گسترده در زمینه مسائل مدیریت در سطوح مختلف آموزش و پرورش انجام نشده است و بیشتر تحقیقات به صورت پراکنده در حد پایان‌نامه کارشناسی ارشد و دکتری می‌باشد.
همچنین مسائل آموزش و پرورش و مدیریت آموزشی در رابطه با مدیریت زمان شامل کم‌توجهی شده و موضوعاتی در رابطه با آموزش و مدیریت آموزشی با متغیر مدیریت زمان کمتر یافت می‌شود. با این حال بررسی‌های گسترده و مراجعه به کتابخانه‌های مراکز علمی و تحقیقاتی در زمینه موضوعاتی مرتبط با موضوع این پژوهش و متغیرهای آن برخوردیم.
