از راهکارهای مؤثر در جهت همراه کردن فناوری اطلاعات با مدیریت دانش در سازمان توجه به نکات زیر می‌باشد.

• • سنجش نقاط قوت و ضعف سیستم‌های اطلاعاتی سازمان

• • پیاده‌سازی پروژه های استخراج دانش از خبرگان سازمان مبتنی بر بانک‌های اطلاعاتی و کد دهی تجربیات

• • پیاده‌سازی سیستم‌های ذخیره‌سازی دانش‌های تولید شده در گذشته

• • پیاده‌سازی سیستم‌های جامع تبادل دانش ‌(Knowledge Sharing Systems)

• پیاده‌سازی سیستم‌های نقشه دانشی (Knowledge Map Systems) (جعفری و اخوان،۱۳۸۶)

۲-۲-۷-۵) آموزش

پیاده‌سازی مدیریت دانش بدون ارائه آموزش‌های مناسب به پرسنل امکان‌پذیر نخواهد بود.

به عنوان مثال می‌توان با اجرای کارگاه‌های آموزشی و همایش‌های محدود و هدفمند درباره مدیریت دانش برای گروه‌های مختلف شغلی، آن ها را با این مقوله آشنا کرد. ((Chio,2002

۲-۲-۷-۶) استراتژی

بدیهی است که فرهنگ‌سازی ممکن نیست مگر اینکه استراتژی سازمان و چشم‌انداز آن فرهنگ دانشی را حمایت کند. چگونگی تدوین و طراحی استراتژی دانشی سازمان نقش مهمی در موفقیت آن دارد. ((Chio,2002

۲-۲-۷-۷) ساختار محیط دانشی سازمان

ویگ معتقد است سازمان‌ها در محیطی فعالیت می‌کنند که نمی‌توانند آن را کنترل کنند و در دهه های اخیر عوامل قابل ملاحظه محیطی بسیار تقویت شده‌اند.

۲-۲-۷-۸) صبر و شکیبایی سازمان

صبر و شکیبایی سازمان در راه‌اندازی این فعالیت و ایجاد بستر مناسب برای استقرار، از جمله تأمین منابع مالی و زمان کافی برای شکل‌گیری آن در مواردی به چندین سال سرمایه‌گذاری و صرف بودجه‌های سنگین برای استقرار مدیریت دانش نیاز است و بازگشت آن به تدریج ولی با ارزش بالایی همراه خواهد بود. (رومر به نقل از افرازه، ۱۳۸۴)

۲-۲-۷-۹) اشراف به وجود تفاوت در افراد

درک روشن از این واقعیت که اعضای سازمان، هم نیازهای مختلفی دارند و هم از نظر استعداد و قابلیت و توانایی در کمک به پایگاه دانشی سازمان با هم تفاوت دارند. (بات، گانب دی)

۲-۲-۷-۱۰) توانایی تحمل ابهام

دانش خود مفهومی است پر ابهام و اغلب سنجش نتایج کوشش‌هایی که در راه مدیریت دانش به کار می‌رود، دشوار است. افزون بر آن مدیر دانش باید نفوذ خود را بر سازمان از راه هایی غیر از اعمال قدرت و اقتدار به دست آورد. (یحیی‌پور ،۱۳۸۱)

۲-۲-۷-۱۱) صادق بودن در ارائه نتایج

می‌باید نتایج ملموس را هر چند جزئی، در تمامی مراحل کار به ذینفعان نشان داد و ‌به این طریق، میزان مشارکت آن ها را افزایش داد. (یحیی‌پور، ۱۳۸۱)

۲-۲-۸) اهمیت مدیریت دانش

مدیریت دانش به دلایل زیر دارای اهمیت است:

• • دانش مهمترین منبع درآمد زا

• • دانش یک دارایی مهم و استراتژیکی سازمانی

• • رشد روزافزون مشاغلی که بر پایه ایجاد و استفاده از دانش قرار دارند،

• • ظهور ابزارهای جدید فناوری اطلاعات

• • همگرایی فناوری اطلاعات و ارتباطات و آمدن ابزارهای جدید در این زمینه،

• • اگر کشورهای در حال توسعه همچون کشورهای توسعه یافته به دانش توجه نکنند، فاصله علمی-اقتصادی و … بین کشورهای ثروتمند و فقیر افزایش می‌یابد،

• اشتغال‌زایی: در سال ۲۰۰۲ ، ۸۰ درصد شاغلان در پست‌های مرتبط با دانش، در کارهای خدماتی سازمان‌های پیشرفته، مشغول به کار بوده‌اند.

۲-۲-۹- مراحل ایجاد مدیریت دانش

ایجاد و به کارگیری دانش را می توان یک چرخه در نظر گرفت که شامل ۶ گام یا مرحله می‌باشد (جانگ و دیگران،۲۰۰۷) که عبارتند از:

مرحله اول: ایجاد دانش^[۲۳] (ایجاد یا اصلاح)

مرحله دوم: رسمی کردن دانش^[۲۴] (ذکر خصوصیات دانش)

مرحله سوم: سازماندهی دانش^[۲۵] (مرتب سازی و ذخیره دانش)

مرحله چهارم: تسهیم یا اشتراک دانش^[۲۶]

مرحله پنجم: استفاده از دانش^[۲۷]

مرحله ششم: استنتاج دانش^[۲۸]

دانش ضمنی(ناملموس) دانشی است که از تجربیات تخصصی انجام دهندگان فعالیت ها و توانایی‌های آن ها ایجاد شده است و اغلب خود افراد آگاهی ندارند. این دانش بر طبق اجرای مکانیسم سازماندهی دانش کدگذاری و ذخیره می شود. افرادی که فعالیت های هر فرایند را انجام می‌دهند و به دانش نیاز دارند ، می‌توانند از دانشی که ذخیره شده است استفاده نمایند. این دانش به وسیله اجرا کنندگان فعالیت که به آن ها نیاز دارند درون سازی (internalizated) می شود. می توان این طور عنوان نمود که دو نوع منبع ایجاد دانش وجود دارد: یکی خبرگان و آگاهان سازمانی هستند و دیگری افراد با تجربه ای هستند که در درون فرایند کار می‌کنند یا به اصطلاح صاحبان فرایند هستند. (جانگ و دیگران،۲۰۰۷)

تعریف فرایند دانش

در اینجا دانش فرایندی را سه نوع دانش که کارایی فعالیت های مرتبط با فرایند را در تمام چرخه فرایند کسب و کار را حمایت می‌کنند تعریف می‌کنیم. این سه نوع دانش عبارتند از: دانش قالب (الگو) فرایند^[۲۹]، دانش نمونه آزمایشی فرایند^[۳۰] و دانش ارتباطی فرایند^[۳۱]. (,nonaka,1994 Noaka,1994)

دانش قالب(الگو) فرایند: این دانش تحلیل و شبیه سازی اطلاعات را از طریق مرحله طراحی قالب فرایند انجام می‌دهد.

دانش قالب فرایندی شامل دانشی است که برای ساختار فرایند، نتایج قبل از تحلیل فرایند، نتایج شبیه سازی و پیشینه قبلی فرایند ایجاد می شود. به طوری که این دانش در این مراحل ایجاد می شود و بالعکس برای ایجاد این مراحل فرایند مورد نیاز است. طراحان فرایند با داشتن این دانش چارچوب فرایند را بنا می‌کنند. از دیدگاه چرخه فرایندی اطلاعات در طول فرایند ایجاد، مدلسازی، تحلیل اولیه و مرحله تکامل به دانش قالب فرایندی تبدیل می شود.

ساختار فرایند، خروجی مرحله مدلسازی است و این مهمترین بخش دانش قالب فرایندی می‌باشند. دانش هنگامی تولید می شود که قالب فرایند بهینه شود و این درون فرایند را شامل می شود. شبیه سازی نتایج و ارزیابی نتایج گذشته نه تنها به طور مستقیم به طراحان فرایند کمک می‌کند، بلکه در تعیین تکامل فرایندها کمک شایانی می‌کند

دانش نمونه آزمایشی فرایند: این دانش عملکرد فرایند را بر طبق معیارهای ارزیابی اندازه گیری می‌کند.) جانگ و دیگران،۲۰۰۷(

دانش نمونه آزمایشی فرایند از اطلاعات جمع‌ آوری شده در طول و بعد از مرحله تصویب و اجرای فرایند ایجاد می شود. اطلاعات تولید شده در طول مرحله اجرای فرایند مانند اطلاعات محتوایی، خروجی ها و روش انجام کار به دانش نمونه آزمایشی فرایند تبدیل می شود. ‌بنابرین‏ انواع مختلف اطلاعات مانند: اجراکنندگان واقعی، داده ها و منابع واقعی استفاده شده، زمان انجام کار، شرایط کاری، هزینه و… این دانش را شامل می‌شوند. این دانش در حین اجرای فرایند ایجاد می شود به طوری که اجراکنندگان فرایند را دربر می‌گیرد. عملکرد فرایند هدف بر طبق چندین معیار ارزیابی کمی یا کیفی اندازه گیری می شود.