-کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
-نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم و تأخر و طبقه بندی صحیح به دست دهد.
-برای هر کسی، حتی اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد، در مراجعات بعدی قابل قبول بوده، دچار سوء تعبیر نشود.

(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

-اهمیت انتخاب موضوع گزارش
تعیین موضوع برای گزارش یکی از مهمترین قسمتهای گزارش است زیرا متن نباید خارج از موضوع باشد و موضوع نباید مغایر با متن.
منظور از موضوع، ایجاد زمینه فکری برای مطالب گزارش است که باید به دقت و ظرافت و اجمال انتخاب شود، به نحوی که خواننده بایک نگاه زمینه گزارش دهد و از محتوای متن همان پیغامی را در باید که خلال موضوع، متن آن را گرفته و نویسنده گزارش نیز همان را می خواسته است.
چنانچه موضوع، متن را تأیید نکند و یا متن خارج از موضوع باشد، خواننده بلاتکلیف می شود و سرانجام در می ماند که پیغام برآمده از متن را ملاک عمل قرار دهد، یا مفهوم برخاسته از موضوع را.
۳-مرحله نگارش:
خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایه نگارش، و نگارش خوب به سرمایه های علمی، مطالعه، آگاهی احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد، و گزارش، اثر بخش نخواهد بود مگر آن که علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی بر شمرده زیر توجه نماید:
فکر کردن قبل از نوشتن.
توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی.
در نظر گرفتن خواننده.
آگاهی به نکات دستوری و جمله بندی در حد لزوم.
ترجیح ساده نویسی به پیچیده نویسی.
پرهیز از به کاربردن لغات و ترکیبات دور از ذهن.
به کاربردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخص دارند.
بیان حقایق، بی آنکه قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.
دانستن فن گزارش نویسی .
۴-مرحله تجدید نظر و اصلاح گزارش:
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و یا مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جاری خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود. اگر تجدید نظر با دقت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.
علمای فن، انجام دادن سه کاررا در مرحله تجدید نظر توصیه میکنند.
الف- گزارش را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویه دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چنانچه در انتقال فکر، مانعی یا نقصی مشاهده شد بتوانیم آن را جبران کنیم.
ب- گزارش را بلند بخوانیم تا از راه گوش و چشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
ج- گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی ها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم .
تجدید نظر نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می شود در این مرحله است که شخص آنچه را که می خواسته بگوید، می بیند، نه انکه را نوشته است.
کافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچه چشم او به موضع بنگریم و برای اطمینان بیشتر بهتر است که نوشته خود را به دیگری بدهیم، او بخواند و نظر خود را اعلام نماید^[۶۰].

۲-۲-۲-۹٫قواعد مربوط به گزارش

گزارش باید براساس قواعد زیر تنظیم شود:
۱-کامل باشد ۲- واضح و روشن باشد ۳- جملات آن ساده و معنای آنها کامل باشد ۴- تهیه و ارسال آن به موقع باشد ۵- باید توأم با واقعیت باشد
-به گزارشی کامل گفته می شود که دارای شش مؤلفه اصلی باشد. به عبارت دیگر، یک گزارش خبری وقتی کامل است که برای شش سوال اصلی زیر پاسخ داشته باشد، شش سوال اصلی مطرح عبارتند از:
۱-چه کسی: فاعل ۲- چه وقت: زمان وقوع ۳- چه: موضوع ۴- چطور: موضوع چگونه رخ داده است ۵- کجا: محل وقوع ۶- چرا: علت وقوع( انگیزه فعل)
-گزارشی واضح و روشن است که در آن جملات ساده و کوتاه استفاده شده و از کاربران عبارات گنگ و مبهم خودداری شده باشد. به کاربران عبارات مذکور سبب می شود که مسئولان از درک مطالب گزارش محروم شوند. مصداق عبارات گنگ و مبهم عبارتند از: اکثراً، غالباً، تقریباً، اخیراً، برخی، کمی، چرا و آینده.
-گزارش خبری ساده با معنای کامل، گزارشی است که نیاز به توضیح اضافی ندارد. در مثال زیر می بینیم که جمله سوم نیاز به توضیح اضافی ندارد:
محمود از سیروس کتاب گرفت.
محمود یک کتاب فرهنگ از سیروس گرفت.
محمود یک کتاب فرهنگ انگلیسی به فارسی از سیروس گرفت.
-بعد از جمع آوری خبر، در اسرع وقت آن را باید گزارش کرد، زیرا خبر تا زمانی که تازه است باارزش بوده، می تواند مبنای تصمیم گیری واقع شود.
-گزارشی توأم با واقعیت است که با رعایت نکات قابل توجه، بدون کم و کاست و به طور خالص از طریق منبع به دست آمده و در متن آن هیچ گونه دخل و تصرفی صورت نگرفته باشد. ^[۶۱]

۲-۲-۲-۹-۱ .گزارش اداری

منظور از گزارش اداری، گزارش مخصوص مقامات و مامورین اداری است به طرفی که صلاحیت دریافت آن را دارد و نحوه نگارش آن طبق آئین نامه های موجود و در چارچوب مقررات و دستورالعمل‌های اداری است. مانند: گزارش مربوط به امور پرسنلی و …
گزارش های اداری برابر بخشنامه های صادره از یک نظم خاص برخوردار است و در تمام محیط های اداری- نظامی و انتظامی از این نظم تبعیت می گردد.
چون زمینه بحث ما مسائل قضائی است، لذا گزارش قضائی را پی می گیریم.

۲-۲-۲-۹-۲٫گزارش قضائی

گزارش های ضابطین بر دونوع است:
الف)گزارشهای اداری: گزارشهایی هستند که ضابطین دادگستری در راستای انجام امور اداری و وظایف و مسئولیتهای اداری خود در سازمان مربوطه مانند ناجا، اقدام به تهیه آنها مینمایند.