مدیریت پورتفولیوی فرصتی است برای هیات اجرایی سازمان برای تصمیم گیری در خصوص کنترل و یا جهت دهی گروهی از اجزا که برای دستیابی به نتایج مشخص تلاش می‌کنند.
در واقع هدف از مدیریت پورتفولیوی عبارت است از اطمینان از اینکه سازمان کارهای درست را انجام می‌دهد و نه اینکه کارها را درست انجام دهد.
بنابرین مدیریت پروتفولیوی پروژه از یک طرف بر سازمان متمرکز است تا اطمینان ایجاد کند که پروژه های انتخاب شده برای سرمایه گذاری؛ اهداف پروژه را برآورده می‌کنند و از طرف دیگر، بر مدیریت پروژه متمرکز است تا پروژه ها به شکلی اثر بخش ومطابق با برنامه تعیین شده تحویل داده شوند.
۱ Project Management Institute (PMI)
۲Project Portfolio Management (PPM)
مدیریت سبد پروژه فرایند تصمیم گیری پویایی را مهیا می‌کند که می توان در آن ارزش ها را مورد سنجش قرار داد، پروژه های سازمان را اولویت بندی کرد و در نهایت منابع محدود سازمانی را برای دستیابی به اهداف کلان سازمان به درستی بین پروژه ها تخصیص داد.(کرزنر،۲۰۰۴،ص۸۶۴)
در تعریفی دیگر مدیریت پروژه اینگونه بیان شده است:
در بسیاری از کشور ها از مدیریت سبد پروژه ها جهت تعیین نوع تجارت استفاده می‌گردد در این سبد باید تمام پروژه ها با هم دید، تجزیه و تحلیل نمود و نترل رد و برای به دست آوردن حداکثر سود مقایسه و دوباره منابع را به آن اختصاص داد. مدیریت سبد پروژه ها برای تعیین ارزش مستقیم و غیر مستقیم آن بر پروژه ها و برای منابع در دست، رویکردی کلی نگر دارد. (ساندر و ترانهیل،۲۰۰۳)
مدیریت سبد پروژه ها یک پروسه تصمیم گیری دینامیکی است، پروژه های جدید را ارزیابی می‌کند، اولویت بندی می کند از رده خارج می‌کند یا قبول می‌کند یا دوباره اولویت بندی می‌کند منابع را دوباره تخصیص می‌دهد.
این نوع مدیریت مشتمل بر سه نوع مدیریت است : (استاندارد,OPM1 ۲۰۰۳)
الف) تمرکز بر مدیریت تجاری
ب) تمرکز بر مدیریت منابع ( مدیریت عمومی)
ج) تمرکز بر مدیریت پروژه
۱Office of Personnel Management (OPM)
الف)تمرکز بر مدیریت تجاری
۱- در این مدیریت باید مطمئن بود که تمام پروژه ها منطبق بر استراتژی سازمانی است و در صورتی که بر اساس استراتژی نباشد باید آن را رد کرد.
-۲اولویت گذاری در اجرا و انجام پروژه ها باید لحاظ شود.
۳- ارزش به دست آمده در سازمان افزایش یابد.
۴- بیشترین برگشت سرمایه را دارا باشد.
۵- رشد عایدات و درآمد داشته باشد.
۶- خواسته های مشتریان و کسب درجه مطلوبیت در تجارت‌های جدید در نظر گرفته شود.
پتانسیل سازمان را افزایش دهد.
ب) تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)
در این مدیریت باید منابع را در کل سازمان بررسی نمود وضعیت ریسکهای پروژه را برآورد نمود:
۱- وضعیت منابع در دست فعلی را به صورت ترسیم داشته باشد.
۲- وضعیت منابع مورد نیاز در آینده را بداند و بر اساس پروژه ها تقاضای منابع جدید را درک کند.
۳- نیازهای آموزشی فعلی و آینده را بداند.
۴- عکس العمل سریع برای جذب منابع و رها کردن منابع را به صورت فرموله به دست آورد.
۵- به طور مؤثری درک صحیح از جابجایی منابع کلیدی بر اساس پروژه های با اولویت بالا داشته باشد و بتواند اعمال نماید.
۶- تشخیص، تحلیل، پاسخ، ردیابی و کنترل سبد پروژه ها را باید بداند و به کار گیرد.
۷- حل مشکلات و تعارضات برای منابع هزینه بر و کمیاب را بررسی نماید.
ج) تمرکز بر مدیریت پروژه
در این مدیریت باید پروژه ها را بازبینی نمود، ارزیابی برنامه را انجام داد تا زیاده روی یا تلاقی در برنامه ها نباشد.
۱-ایجاد مکانیزم انضباط در پشتیبانی از مدیریت پروژه ها
۲-ارتباط منظم و کارا بر مدیران پروژه ها و ارزیابی برنامه ها باشد.
۳-اطمینان از نزدیکی به موفقیت تحویل پروژه ها و برنامه ها
۴-کنترل پیشرفت پروژه ها در مقابل نتایج کلیدی
۵-کیفیت افزایش می‌یابد.
اگر کیفیت مهم است باید کنترل داشت و اگر کنترل داشته باشیم باید مدیریت سبد پروژه ها داشته باشیم. (یزدی،۱۳۸۴)
در صورت پذیرفتن غلط یک پروژه با انتخاب روش‌هایی و تصمیماتی پروژه را تصحیح یا واگذار می کند.
(شکل ۲-۲)کارکرد PPM (PMI,2006)
۲-۲-۳ چرخه عمر مدیریت پروژه ها
در چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها از اهداف استراتژیک شروع سپس با ضوابط موجود در شرکت و استانداردها مطابقت داده، در صورتی که پذیرفته شد اولویت گذاری می شود بعد از آن اطلاعات جمع آوری، ارزیابی و مدیریت می‌گردند. در این مرحله بعد از بررسی شاخص گذاری هایی که قبلا” گذاشته شده از سلامت پروژه و تنظیم بودن آن باید مطمئن گردید. در غیر اینصورت دوباره تخصیص دهی در منابع می‌گردد سپس پروژه های تمام شده خارج می‌شوند و مجددا” این چرخه ادامه خواهد داشت .
شکل زیر چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها را نشان می‌دهد.( یزدی،۱۳۸۴)
(شکل ۲-۳) چرخه عمر مدیریت سبد پروژه
۲-۲-۴ عوامل موفقیت مدیریت سبد پروژه ها
در صورتی که در یک سازمان پیش نیازهای زیر در نظر گرفته شود باعث موفقیت در اجرای به موقع و با سوددهی بالا برای پروژه ها خواهد بود: (یزدی،۱۳۸۴)
الف) توانایی سازمانی در نظارت و استاندارد بودن رویه ها
ب) مدیریتهای ارشد سازمان از اهمیت مدیریت سبد پروژه ها مطلع باشند.
ج) تمایل و رضایتمندی در لایه‌های مدیریت سازمان
د) وجود سیستم ارتباطی سریع در کل سازمان
۲-۲-۵ استراتژی های سازمانی و مدیریت پورتفولیوی
امروزه بر خلاف روش های سنتی سازمانی، بنگاه های اقتصادی بر اساس پروژه تقسیم بندی می‌شوند و دایما” بر تعداد شرکتهایی که برای مدیریت فعالیت‌های خود به سوی روش پروژه محور گرایش می‌یابند افزوده می شود. از سوی دیگر برای بقا در بازارهای تجاری، رقابت پذیری، کسب درآمد و توسعه اقتصادی –اجتماعی، انتخاب و اجرای پروژه های تحقیق و توسعه امری اجتناب ناپذیر می‌باشد. (نیایی۱۳۸۵)
آگاهی از این مطلب که پروژه های سازمان در راستای اهداف استراتژیک سازمان باشند، یکی از مهمترین مشکلاتی است که فراروی مدیران است. این موضوع به دلیل کمبود منابع انسانی از یک سو و قابلیت رقابت پذیری سازمان و ادامه حیات از سوی دیگر اهمیت ویژه ای برخوردار است.
مدیریت سبد پروژه با این ایده سر و کار دارد که شرکت‌ها نه تنها باید روی مدیریت مستقل پروژه ها و اهداف خاص آن تمرکز کنند، بلکه باید پروژه ها را به عنوان یک نهاد واحد با اهداف مشترک مدیریت نماید.
همچنین در مدیریت سبد پروژه ها فرض بر این است که به طور کلی بیشتر شرکت‌ها تعداد پروژه های پیشنهادی آن ها بیش از توان مالی و منابع فیزیکی آن ها برای اجرا می‌باشد. لذا مدیریت مجبور به تصمیم گیری روی تداوم بعضی یا حذف بعضی دیگر می‌باشد. (نیایی ،۱۳۸۵)
