ثبت دانش: دانشی که ایجاد شده باید به شکل اولیه اش در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره شود. بسیاری از سازمان ها از انواع مختلف منابع جهت ضبط و نگهداری دانش استفاده می‌کند.
پالایش: دانش جدید باید در زمینه ای قرار گیرد که عملی شود، جایی که بینش های بشر با دانش ضمنی ضبط شود و همراه با دانش صریح اصلاح گردد.
انتشار دانش: دانش باید در دسترس هر کسی در سازمان قرار گیرد تا در هر زمان و مکانی که نیاز دارد آن را مورد استفاده قرار می‌دهد. فناوری های جدید مانند کارهای گروهی، اینترنت، اینترانت و دیگر فناوریها به انتشار دانش کمک می‌کند. انتشار دانش، مستلزم برداشتن دو گام است: ارسال، فرستان یا عرضه دانش به گیرنده ای بالقوه و جذب آن توسط شخص، منظور از انتشار دانش، افزایش توانایی‌های سازمان ها در انجام کارها و در نهایت بالا بردن ارزش آن ها است. فقط ایجاد تغییر در رفتار می‌تواند گویای انتقال مؤثر دانش باشد. صرف در دسترس بودن دانش به معنای انتشار آن نیست.
کاربرد دانش: به طور کلی دانش سازمانی باید در جهت محصولات، خدمات و فرایند سازمان به کار گرفته شود. اگر سازمانی نتواند به راحتی شکل صحیح دانش را در جای مناسب آن مشخص نماید در عرصه های رقابتی با مشکل مواجه خواهد شد. به کارگیری دانش شامل فعالیت هایی است که از دانش در فرایندهای کسب و کار استفاده می‌کند (صص۳۵-۳۷).
در بخش ذیل مراحل اصلی مدیریت دانش که شامل خلق، ذخیره سازی و تسهیم، و کاربرد دانش است بیشتر توضیح داده می شود.
الف) خلق دانش: مطابق مدل نوناکا و همکاران (۲۰۰۰) چهار روش خلق دانش سازمانی عبارت اند از: اجتماعی کردن[۶۷]، بیرونی کردن[۶۸]، درونی کردن[۶۹]و ترکیب کردن[۷۰]. بر این اساس، آن ها چهار نوع مکان سازمانی را نیز به منظور خلق دانش پیشنهاد می دهند که عبارتاند از: ۱) تولید[۷۱]، ۲) تعامل[۷۲]، ۳) کنترل و نگهداری[۷۳]، ۴) عمل[۷۴]. تولید که روش اجتماعی کردن خلق دانش را در بر می‌گیرد به مکانی اشاره دارد که در آن افراد تجارب خود را عموماً از طریق تعامل چهره به چهره تسهیم می‌کند. تعامل که روش بیرونی کردن خلق دانش را در بر می‌گیرد، به مکانی اشاره دارد که در آن دانش پنهان به دانش آشکار تبدیل و بین افراد از طریق فرایند گفتگو و همکاری تسهیم می شود. کنترل و نگهداری، که روش ترکیب خلق دانش را در بر می‌گیرد، به مکانی مجازی اشاره دارد. سرانجام عمل، شامل تبدیل دانش آشکار به دانش پنهان از طریق فرایند درونی کردن است.
برای خلق دانش، نرم افزارهای مختلفی تحت عناوین نرم افزار ایده پردازی[۷۵]، آیدیافیشر[۷۶] و غیره وجود دارند که به منظور برانگیختن یک فرد یا گروه به منظور تولید ایده ها و راهکارهای جدید وارد بازار شده اند. همه سازمان‌ها باید دارای یک فرایند خلق دانش جدید باشند. خلق دانش جدید می‌تواند با توجه به آشکار یا پنهان بودن دانش و با توجه به درونی یا بیرونی بودن منبع آن (جدول ۲-۱) به دو طریق کسب شود:
۱- کسب دانش از منبع بیرونی سازمان، برای مثال از طریق خرید دانش، استخدام کارشناسان، یا حق بهره برداری از گواهینامه ها.
۲- خلق دانش در درون سازمان، برای مثال از طریق فعالیت های تحقیق رسمی، تخصص حاصل از تجارب و غیره. این فرایند برای عملکرد آینده سازمان ضروری است.
ب) ذخیره سازی و تسهیم دانش: از آنجا که دانش برای عملکرد سازمان حیاتی است باید به منظور بهره برداری، حفظ و نگهداری شود. بر طبق مطالعات تجربی علوی و لیدنر (۲۰۰۱) با وجود اینکه سازمان‌ها دانش خلق می‌کنند و یاد می گیرند، آن را فراموش نیز می‌کنند (یعنی، دانش کسب شده را ردیابی نمی کنند یا به خاطر نمی سپارند). بنابرین، ذخیره سازی، سازماندهی و بازیابی دانش سازمانی- که به حافظه سازمانی[۷۷] اشاره دارند- جنبه‌های مهم مدیریت دانش سازمانی مؤثر به شمار می‌روند. حافظه سازمانی، دانش موجود در اسناد، اطلاعات ذخیره شده در پایگاه های داده الکترونیکی، دانش انسانی کد شده در سیستم‌های خبره، رویه ها و فرایندهای سازمانی هستند و دانش پنهان کسب شده از طریق افراد و شبکه های روابط افراد را در بر می‌گیرد. فناوری‌های پیشرفته ذخیره سازی و بازیابی از قبیل زبانهای سوال و تحقیق، پایگاه های داده چند رسانه ای، و سیستم‌های مدیریت پایگاه داده می‌توانند ابزارهای مؤثری در افزایش حافظه سازمانی باشند. این ابزارها سرعت دسترسی به حافظه سازمانی را افزایش خواهند داد. وسایل گروهی[۷۸] یا گروه افزار ها سازمان‌ها را قادر می‌سازند حافظه بین سازمانی به شکل اطلاعات ساختارمند و غیر ساختارمند خلق کنند و این حافظه را در سرتاسر زمان و مکان تسهیم کنند.
فناوری اطلاعات می تواند نقش مهمی در افزایش و گسترش حافظه سازمانی ایفا کند. بسیاری از شرکت‌های مشاورهای، حافظههای سازمانی[۷۹] معنایی را از طریق ایجاد مخازن گسترده دانش درباره مشتریان، پروژه ها رقابت و صنایع مرتبط خلق کرده‌اند. فناوری اطلاعات در مدیریت دانش می‌تواند برای ذخیره سازی انواع مختلف اطلاعات مورد استفاده واقع شود. برای مثال، اطلاعات درباره فرایندها، رویه ها، پیش‌بینی ها، قضیه های سازمانی و حق انحصاری بهره برداری می‌توانند در سیستم‌های مدیریت دانش ذخیره شوند.
انتقال دانش در سطوح مختلف یک سازمان اتفاق می افتد: بین افراد، از افراد به منابع آشکار، از افراد به گروه ها، بین گروه ها، در میان گروه ها، و از گروه به سازمان. بنابرین یک فرایند مهم مدیریت دانش در محیط‌های سازمانی انتقال دانش به مکان‌های مورد نیاز برای به کارگیری است. فرایندهای ارتباطات و جریان‌های اطلاعاتی انتقال دانش در سازمان‌ها را تسهیل می‌کنند.
ج) کاربرد دانش: از دیدگاه دانش، منبع مزیت رقابتی کاربرد دانش است تا خود دانش. با وجود این سازمان‌ها اغلب به هنگام استفاده از روش های بهره برداری از دانش به قدر کافی خلاق نیستند.
جدول ۲-۱) فرایندها و ساز و کارهای مدیریت دانش
فرایند
ماهیت دانش
منبع تأمین
روش مناسب
خلق
آشکار
درونی
بیرونی
برنامه تحقیق و توسعه، نظامهای اطلاعاتی یکپارچه و غیره
الگوبرداری، گواهینامه حق بهره برداری، تحقیق بازار و غیره
پنهان
درونی
بیرونی
یادگیری از تجارب
استخدام کارشناس، مشاور
ذخیره سازی و تسهیم
آشکار
درونی
بیرونی
درسهای آموخته شده، مستند سازی، نظامهای خبره منفعل
حق بهره برداری، امنیت
پنهان
درونی
بیرونی
تجارب برتر، شبکه های تخصص، آموزش بین وظیفه ای
نگهداشت کارکنان، الزامات قراردادی کارکنان
کاربرد
آشکار
درونی
بیرونی
فرایند توسعه محصول، سیستم خبره فعال
مشارکت، فروش گواهینامه بهره برداری
پنهان
درونی
بیرونی
مشاوره داخلی، اعضای تیم متخصص
خدمات مشاوره بیرونی
منبع: (بکت، واین رایت و بانس، ۲۰۰۰)
