کارایی به معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کاری که انجام شده است. سطح افزایش کارایی مستقیماً به دست مدیران سپرده شده است. افزایش کارایی موجب ارتقا بهروری و کمک مؤثر در نیل به اهداف سازمانی خواهد شد.
در این تعبیر از کارایی، کاراترین سرپرست کسی است که واحدش بتواند با کمترین هزینه مواد و دستمزد روزانه کار کند (رضائیان، ۱۳۸۶).
واژه کارایی، مفهوم محدودتری دارد و در رابطه با کارهای درون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. کارایی سازمان عبارت است از مقدار منابعی که برای تولید یک واحد محصول به مصرف رسیده است و می‌توان آن را برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد. اگر سازمانی بتواند در مقایسه با سازمان دیگر با صرف مقدار کمتری از منابع به هدف مشخص برسد، می‌گویند که کارایی بیشتری دارد. به عبارت دیگر کارایی به معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کار انجام شده است. یا در واقع نسبت مقدار کاری که انجام می شود به مقدار کاری که باید انجام می‌گیرد.
کارایی، یک مفهوم کمی است و اصولاً به میزان رضایت مشتری یا میزان دستیابی به اهداف مورد نظر اشاره دارد و در واقع نسبتی است که برخی از جنبه‌های عملکرد واحدها را با هزینه هایی که بر انجام آن عملکرد متحمل شده مقایسه می‌کند. (رضائیان، ۱۳۸۶).
۲-۶-۲- اهمیت کارایی
در سنجش اثر بخشی سازمان و به طور کلی در ازریابی عملکرد سازمان لازم است، که علاوه بر استفاده از معیارهای مربوطه، به درجه کارایی سازمان نیز توجه شود. کارایی از این جهت برای سازمان و عملکرد آن مهم است که یک سازمان ممکن است اثر بخش باشد، به اهدافش برسد، ولی کارایی لازم را نداشته باشد. به عبارت دیگر خیلی مشکل نیست که به هدف خود برسیم، اما نکته مهم این است که با مصرف چه میزان منابع و هزینه؟ همچنین عکس آن نیز صادق است یعنی سازمانی ممکن است کارا باشد، ولی اثربخش نباشد. (طاهری، ۱۳۸۵).
۲-۶-۳- عوامل مؤثر در کارایی
معمولا عوامل مؤثر در بهره‌وری در کارایی هم تأثیر دارند و موجب افزایش یا کاهش آن می‌شوند
عوامل درون سازمانی خود شامل:
– عوامل سخت‌افزاری: ماشین آلات و تجهیزات و ابزار، تکنولوژی، مواد اولیه، منابع مالی و زمین؛
– عوامل نرم‌افزاری: اطلاعات، دستورالعمل ها، نقشه ها و فرمول ها؛
– عوامل انسان افزاری یا مغزافزاری
– نیروی انسانی: توانایی، تخصص، تجربه، تحصیلات، انگیزه، محیط کار و برخوردهای مدیریت؛
– مدیریت: فلسفه و سبک مدیریت و…
دسترسی به تکنولوژی های اطلاعاتی و عوامل برون سازمانی عواملی هستند که در بهره‌وری بسیار مؤثر هستند ولی بنگاه ها قادر به کنترل آن ها نیستند؛ مانند: سیاست های دولت، قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی، محیط کار، دسترسی به منابع مالی، برق، آب، حمل و نقل، ارتباطات و مواد اولیه و… (طاهری، ۱۳۷۶).
۲-۶-۴- شاخص های کارایی
هرینگتون امرسون[۹۹] از معاصران زمان تیلور[۱۰۰] محسوب می شود لیکن از آن جایی که او اکثر کار خود را به طور مستقل و در مسیر جداگانه ای به انجام رسانیده بایستی وی را در زمره پیشکسوتان مدیریت علمی به حساب آورد. تأکید عمده امرسون بیشتر بر بازدهی در سازمان های بزرگ خلاصه می شدو از این رو دوازده اصل بنام اصول دوازده گانه کارایی را تدوین نمود (رضائیان، ۱۳۸۶).
این اصول دوازده گانه عبارتند از:
۱- هدف های صریح و روشن
۲- درایت
۳-استشاره تخصصی (مشورت تخصصی انجام دادن)
۴-انضباط
۵-رفتار منصفانه
۶-اسناد و مدارک معتبر
۷-هماهنگی
۸-استانداردها و جداول زمانی
۹-شرایط استاندارد شده
۱۰-عملیات استاندارد شده
۱۱-روش های کار استاندارد و مکتوب
۱۲-پاداش برای انجام صحیح وضایف
شاخص های کارایی که به اشتباه به عنوان شاخص های بهره وری بیان شده اند نسبت ستانده به نهاده می‌باشند که افزایش آن ها نشان از بهبود است که این شاخص ها نیز به دو دسته تقسیم می‌شوند:
الف- شاخص های کارایی عمومی
ب- شاخص های کارایی اختصاصی
۲-۶-۵- شاخص های کارایی عمومی
این شاخص ها عموماً با الهام از مفاهیم اقتصاد کلان تعریف شده اند که به دو دسته جزئی و کل عوامل تولید دسته بندی می‌شوند که ویژگی این شاخص ها به گونه ای است که با محاسبه آن ها می توان بررسی های تطبیقی در واحد اقتصادی طبقه، گروه فعالیت بخش و قسمت اقتصادی را انجام داد . از مهمترین شاخص های کارایی عمومی شاخص های بهره وری نیروی کار، بهره وری سرمایه، بهره وری هزینه شاغلین و بهره وری انرژی را می توان نام برد که از تقسیم ارزش افزوده به عنوان یک ستانده به یک نهاده به دست می‌آید.(اعرابی،۱۳۸۳).
مفاهیم″کارایی″، ″اثربخشی″ و″بهره وری″، همواره با بهبود روش ها و سیستم ها و به طور کلی، بهبود سازمان، مطرح بوده و از اهمیت خاصی برخوردار است. در فرهنگ سازمانی، غالباً این مفاهیم به جای یکدیگر به کار می‌روند، در حالی که کاملاً مفهوم جداگانه ای دارند.
پیتر دراکر[۱۰۱]، این تفاوت را به این صورت بیان می‌کند:
– کارایی یعنی انجام دادن صحیح کار
– اثربخشی یعنی انجام دادن کار صحیح است
پس در جایی که بحث هدف و دستیابی به آن است، با کارایی سر و کار داریم. بحث کارایی چگونگی رسیدن به هدف است نحوه انجام کار و کیفیت مطرح می‌باشد. اگر هر دو با هم باشند به این معنی است: درست انجام دادن کارهای درست.(پارسائیان، ۱۳۸۳).
جمع کارایی و اثربخشی که در این حالت بهره وری داریم ما گاهی به هدف می‌رسیم. مثلا فارغ التحصیل می‌شویم (اثربخشی) اما با چه معدلی؟ (کارایی) اگر هر دو با هم باشند ما به بهره وری رسیده ایم. پس در اثربخشی با انتخاب اهداف درست و در کارایی با چگونگی رسیدن به اهداف سر و کار داریم و در بهره وری با هر دو.
در برخی سازمان ها کارایی به اثربخشی منجر می شود. در برخی هم بین این دو رابطه وجود ندارد و امکان دارد یک سازمان از کارایی بالاتری برخوردار باشد ولی نتواند به هدف هایش برسد. زیرا کالایی را تولید می‌کند که متقاضی زیادی ندارد به همین گونه امکان دارد یک سازمان به هدف های سودآور خود برسد ولی کارایی نداشته باشد.
استراتژی الگوی بنیادی از اهداف فعلی و برنامه ریزی شده، بهره برداری و تخصیص منابع و تعاملات یک سازمان با محیط است.
به طور خلاصه، استراتژی به واحد یا طرح یک عملیات بلند مدت گفته می شود که برای رسیدن به هدف مشخص و طراحی شده است که شامل زمینه‌های گوناگون تصمیم گیری است در رابطه با محیط.(رضائیان، ۱۳۸۶).
استراتژی دارای سه عنصر است:
۱- اهداف
۲- راه ها
۳- منابع
فرایند مدیریت استراتژیک عبارتند از:
۱- تدوین استراتژی
۲- اجرای استراتژی
۳- ارزیابی استراتژی
در تدوین استراتژی به اثربخشی تأکید می شود. ارزیابی سازمان برای تعیین اینکه آیا کارهای درست را انجام می‌دهد یا خیر و مشخص نمودن شیوه ای که می‌تواند کارها را به شیوه ای اثربخش تر انجام دهد عصاره فرایند تدوین استراتژی می‌باشد.
